Lições Aprendidas: aprendendo com os erros e os acertos em um projeto

“Aqueles que não podem lembrar o passado estão condenados a repeti-lo.”  George Santayana, 1905

Você já reparou que todos nós, ainda que não tenhamos consciência disso, já nascemos com a responsabilidade de um dia gerenciar um projeto? Um projeto próprio e importante, que é o de gerenciar a nossa própria vida. De início, nos comportamos como trainees, aprendendo com nossos mentores, a partir da experiência e vivência de cada um deles (pais e professores, por exemplo), ou seja, com os erros e acertos cometidos ao longo da vida. À medida que desenvolvemos nossos talentos e habilidades, começamos a dar início ao gerenciamento do nosso próprio projeto vivencial, cometendo nossos próprios erros, mas também aprendendo com eles e normalmente não os repetindo em situações similares. Algumas poucas pessoas costumam registrá-las em diários, de forma que isso se torne uma lembrança que nunca deve ser esquecida. Portanto, aprender com as lições que tomamos ao longo de nossas vidas é algo que nos é muito familiar, e sobretudo, natural de se fazer. Contudo, no âmbito do gerenciamento de projetos, o registro das lições aprendidas é algo mais do que desejável. É imprescindível!

Por essa razão, resolvi escrever uma espécie de guia, de tal forma que se tenha em mente exatamente o que deve ser feito para que o registro das lições aprendidas possa ser útil para outros projetos. A intenção aqui não é esgotar o assunto: ao contrário, é apenas sugerir uma boa prática.

O que é uma lição aprendida?

É tudo aquilo que é aprendido ao gerenciar um projeto, podendo ser tanto lições positivas (ex.: perceber e explorar uma determinada oportunidade que surge), quanto negativas (ex.: relacionadas ao gerenciamento de erros e imprevistos, que podem impactar negativamente sobre o projeto).

Quem deve registrar as lições aprendidas?

O Gerente de Projeto, preferencialmente com a colaboração da equipe do projeto.

Quando registrar as lições aprendidas?

O ideal é registrar as lições aprendidas ao longo do projeto e, sobretudo, no momento em que elas ocorrerem. Na fase de encerramento do projeto, as lições coletadas podem ser revisadas e consolidadas em um documento único e, posteriormente, publicadas na base de conhecimento da organização.

Como registrar as lições aprendidas?

Uma lição aprendida deve ser sempre descrita em linguagem clara, de tal forma que possa ser compreendida por qualquer um. Além disso, o contexto em que ela ocorreu deve ser explícito, para que seja possível utilizá-la em uma situação similar em outros projetos. Uma lição aprendida não deve se caracterizar como algo que se configure em “lavagem de roupa suja” do projeto, como, por exemplo, colocar a culpa em outros membros da equipe ou da empresa por alguma situação ocorrida. Também não deve ser usada como oportunidade para desabafo ou para “enviar recado” para as instâncias superiores.

Quando consultar a base de conhecimento organizacional de lições aprendidas?

Quando um Gerente de Projeto for planejar um projeto, ele deveria consultar a base de dados de lições aprendidas da organização, buscando por experiências em contextos similares, de forma que possa evitar possíveis armadilhas ou previamente antecipar oportunidades a serem exploradas. Também deve consultá-la na ocasião em que imprevistos ou oportunidades se manifestarem, buscando possíveis soluções propostas para o seu tratamento.

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