Lições Aprendidas: aprendendo com os erros e os acertos em um projeto

“Aqueles que não podem lembrar o passado estão condenados a repeti-lo.”  George Santayana, 1905

Você já reparou que todos nós, ainda que não tenhamos consciência disso, já nascemos com a responsabilidade de um dia gerenciar um projeto? Um projeto próprio e importante, que é o de gerenciar a nossa própria vida. De início, nos comportamos como trainees, aprendendo com nossos mentores, a partir da experiência e vivência de cada um deles (pais e professores, por exemplo), ou seja, com os erros e acertos cometidos ao longo da vida. À medida que desenvolvemos nossos talentos e habilidades, começamos a dar início ao gerenciamento do nosso próprio projeto vivencial, cometendo nossos próprios erros, mas também aprendendo com eles e normalmente não os repetindo em situações similares. Algumas poucas pessoas costumam registrá-las em diários, de forma que isso se torne uma lembrança que nunca deve ser esquecida. Portanto, aprender com as lições que tomamos ao longo de nossas vidas é algo que nos é muito familiar, e sobretudo, natural de se fazer. Contudo, no âmbito do gerenciamento de projetos, o registro das lições aprendidas é algo mais do que desejável. É imprescindível!

Por essa razão, resolvi escrever uma espécie de guia, de tal forma que se tenha em mente exatamente o que deve ser feito para que o registro das lições aprendidas possa ser útil para outros projetos. A intenção aqui não é esgotar o assunto: ao contrário, é apenas sugerir uma boa prática.

O que é uma lição aprendida?

É tudo aquilo que é aprendido ao gerenciar um projeto, podendo ser tanto lições positivas (ex.: perceber e explorar uma determinada oportunidade que surge), quanto negativas (ex.: relacionadas ao gerenciamento de erros e imprevistos, que podem impactar negativamente sobre o projeto).

Quem deve registrar as lições aprendidas?

O Gerente de Projeto, preferencialmente com a colaboração da equipe do projeto.

Quando registrar as lições aprendidas?

O ideal é registrar as lições aprendidas ao longo do projeto e, sobretudo, no momento em que elas ocorrerem. Na fase de encerramento do projeto, as lições coletadas podem ser revisadas e consolidadas em um documento único e, posteriormente, publicadas na base de conhecimento da organização.

Como registrar as lições aprendidas?

Uma lição aprendida deve ser sempre descrita em linguagem clara, de tal forma que possa ser compreendida por qualquer um. Além disso, o contexto em que ela ocorreu deve ser explícito, para que seja possível utilizá-la em uma situação similar em outros projetos. Uma lição aprendida não deve se caracterizar como algo que se configure em “lavagem de roupa suja” do projeto, como, por exemplo, colocar a culpa em outros membros da equipe ou da empresa por alguma situação ocorrida. Também não deve ser usada como oportunidade para desabafo ou para “enviar recado” para as instâncias superiores.

Quando consultar a base de conhecimento organizacional de lições aprendidas?

Quando um Gerente de Projeto for planejar um projeto, ele deveria consultar a base de dados de lições aprendidas da organização, buscando por experiências em contextos similares, de forma que possa evitar possíveis armadilhas ou previamente antecipar oportunidades a serem exploradas. Também deve consultá-la na ocasião em que imprevistos ou oportunidades se manifestarem, buscando possíveis soluções propostas para o seu tratamento.

Você pode baixar o artigo completo em: http://www.box.net/shared/gh52kiae75

Diagrama de Pareto: você sabe utilizá-lo?

Você sabe utilizar um Diagrama de Pareto? Sabe em que situações ele pode ser útil? Para facilitar o entendimento e a aplicação do Diagrama de Pareto, resolvi elaborar um modelo em Excel e uma apresentação em PowerPoint (ou em arquivo PDF para imprimir), contendo um exemplo da aplicação do diagrama. Toda a explicação introdutória está lá, inclusive o Princípio de Pareto. Por esse motivo, este post só tratará de explicar brevemente o exemplo da aplicação.

O exemplo que utilizei na apresentação foi pensando na melhoria do processo de gerenciamento de projetos de software em uma organização. A ideia é que um gerente de projetos pudesse ser capaz de, a partir de alguns dados, decidir sobre o que inicialmente ele deve combater primeiro, focando seus esforços em algo que dê um resultado realmente visível e eficaz.

Imagine uma empresa de software com projetos que apresentam os problemas típicos de prazo, custo, escopo, etc. Com tantos problemas, o que priorizar? Se o gerente relacionar esses problemas típicos e tabular para cada um deles a quantidade de vezes em que eles ocorreram nos projetos da empresa, será possível utilizar o Diagrama de Pareto.

Vamos organizar as coisas de forma didática:

Problema a ser investigado: Quais fatores deve-se priorizar para melhorar o gerenciamento de projetos da organização?

Levantamento de causas e a quantidade de vezes (frequência) que elas ocorreram nos projetos da organização:

Com os dados acima coletados, é possível então, utilizando o modelo em Excel,  fazer o Diagrama de Pareto, cujo resultado pode ser visto abaixo:

E para facilitar mais ainda, as causas a serem prioritariamente tratadas são automaticamente mostradas em cor laranja no modelo em Excel.

Portanto, no nosso exemplo, o esforço de melhoria deve se dar em 3 pontos principais:

• Desvio de tempo >10%
• Equipe inexperiente
• Cronograma predefinido

Agora, para cada um deles, deve-se investigar quais são os fatores que contribuem para que eles ocorram. E para isso, pode-se utilizar uma outra ferramenta. Mas isso já é assunto para o próximo post!

Download do Material:

Você pode baixar este artigo completo em: http://www.box.net/shared/3l97dpxr8b

Sorteio de bolsas de pós-graduação em Gestão de Projetos e TI em Belo Horizonte

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Para participar da promoção, basta preencher um cadastro e responder a cinco perguntas. Ao indicar a promoção para um amigo, o participante ganha mais uma chance de concorrer. Seguindo o perfil do Ietec no Twitter http://www.twitter.com/ietec , mais uma chance de ganhar as bolsas de pós-graduação. Ao se inscrever, o participante ainda poderá escolher dois cursos gratuitos que o Ietec oferece.

A promoção vai de 1º a 31 de julho e só é válida para quem tem curso superior completo. Os sorteados serão divulgados a partir do dia 31 de julho.

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Seminário Nacional de Gestão de Projetos em Belo Horizonte

Estão abertas as inscrições para o 12º Seminário Nacional de Gestão de Projetos em Belo Horizonte, que ocorrerá no Hotel Mercury, nos dias 07 e 08 de julho de 2009, com a apresentação de 26 palestras organizadas por painéis.

As inscrições poderão ser feitas com descontos especiais, havendo ainda descontos por filiação ou associação a diversas instituições.

Mais informações em http://www.ieteconline.com.br/index.php